在職場上，你是否曾困擾於：專案雖然能見度高，但例行性工作卻占滿我們的工時？感嘆整天被例行工作耽誤，無法好好發揮所長。
甚至光是應付這些例行事務，就已消耗我們大半精力，面對專案時也無法全神貫注。明知專案更為重要，卻總是進度遲緩，每到進度報告時都是滿滿的壓力。
什麼是例行性工作？
是指必須定時完成的工作，週期可能為每日、每週、每月，甚至每季或每年一次。由於其固定產出、出錯機率不大，也最容易被主管忽略。雖然耗時完成，卻常常不被記得，更難以被視為具有重大貢獻。
每個人手上的工作多少都涵蓋了例行性與專案性工作，比例因職務而異。對於新進人員，通常會從例行性工作著手，隨著經驗累積與能力提升，才會逐漸被指派難度不一的專案工作。
當然，工作並非我們能隨心挑選。某些任務一旦被指派，我們甚至沒有說「不」的權力。但與其被動接受，不如思考：難道我們沒有其他方式，能更有效地「管理」手上的工作嗎？
例行性工作一定要做嗎？
想像你在整理一間房間，目標是讓它成為一個舒適、適合休息的空間。「例行性工作」的設定就像堆滿在房間裡的雜物。你會怎麼開始整理？是逐一擺設每件物品，還是先準備紙箱，將不必要的東西清空，再來安排重要物品的位置？
別持續做不被記得的事
為什麼例行性工作像雜物一樣？因為它們讓人覺得安心，但沒有也不會覺得可惜。當老闆請你整理某個產品的獲利報告，連續看了三個月後，第四個月你會選擇繼續做嗎？很多例行工作就是這樣默默留下來的。如果沒有定期檢視與盤點，這些工作只會越堆越多，而主管隨著時間久了，也可能早已忘了你一直在做這些事。
「工作盤點清單」清理不必要的工作
你的手上，有沒有「工作盤點清單」？這份清單可以記錄目前的工作內容：週期頻率、重要性與花費的工時。定期拿出來檢視，思考每一項工作的必要性，也能與主管討論去留。有時候你會發現主管根本不記得這些工作存在，但你卻默默持續完成，這不是很讓人覺得心很累呢？
那麼，對於那些留下來、仍需持續完成的例行性工作，我們又該如何進一步優化呢？
如何把例行性工作的工時縮減？
例行性工作通常有一個通病：是我們已經做得很「習慣」的事。正因為太習慣，反而不覺得有需要改變。
一直以來都是這麼做，自然而然就忘了去思考：「為什麼要這樣做？」「只能這麼做嗎？」若能以更快、更省時省力的方式完成，便能將例行工作的工時壓縮到最低，也才能有餘裕處理其他更具價值的事務。
向自己提問，與時俱進
你是否曾回頭思考，當時這麼做的理由？如今時過境遷，是否還有必要繼續這樣做？哪些是必要的？是否有更快、更有效率的方法可以取代原本的流程？不妨回顧自己是否曾遇到過哪些困擾或瓶頸，是否有需要優化的環節。
觀察那些工作效率高的同事，他們是否使用不同的方法或新工具來處理工作？這些也都值得請益學習，進而調整自己的工作習慣。
可整合的工作打包完成
將例行性工作進行分群分類，將可以一起完成的項目打包處理。例如會議資料準備，是否有其他相關會議的文件也可一併整理？進行資料分析時，是否有關聯性高的報表能夠同時處理，方便對照與驗證合理性？將重疊性高的工作一併完成，有助於節省不必要的時間成本。
想了解例行性工作沒有能見度嗎？100%做專案真的好嗎？可以參閱下篇：被例行性工作綁住？職場中獨自升級的實戰法則(二)
想了解如何排定工作輕重緩急？可以參閱：從拖延到高效！時間管理與深度工作打造超強專注力