《卡片盒筆記》此方法源自德國社會學家魯曼（Niklas Luhmann），一生中寫過超過70本不同主題的書、400篇以上的論文，在當時並沒有如現在軟體工具盛行，以手稿記錄即有如此驚人的產出，因此而廣為流傳。
透過本書所介紹的方法，在我們的工作團隊建立一個知識管理系統解決長久以來工作上的痛點，和同事們一起合作，交流工作經驗，並且持續不斷的精進，打造一個「共好」的工作團隊。
卡片盒筆記不是為了達到最高效率，而是為了持續、累積和最大化思考。
試想當我們對於一個專案的理解，拆解成為一塊塊靈活且經過深思熟慮的「積木」，將這些「積木」分門別類的收納在櫃子裡，我們接手新的專案任務時，再將不同的「積木」取出重新加以組合，就可以快速上手一個新的專案，若有需要，可以產生新的「積木」，也能將這些資源共享給有需要的同事使用，這就是卡片盒筆記法的精神。
卡片盒筆記法的內化運用四步驟
- 隨時記錄「靈感筆記」(fleeting notes)：
隨手可得補捉瞬間靈感的筆記。 - 紀錄「文獻筆記」(literature notes)：
寫下你想要記住的，以及你未來可以用在思考或工作上的內容，這就是你的參考資料系統。 - 紀錄「永久筆記」(permanent notes)：
將1、2留下的筆記，想想如何與你相關或有興趣的主題產生連結，讓想法發展出見解、論證。 - 「專案筆記」：
這些筆記只跟某個特定的專案計劃有關，在專案結束後會被捨棄或歸檔。
當我們建立這些筆記連結時，可以讓檢視自己有沒有真的思考透徹，是否理解著手進行的工作任務，當我們試圖要將新舊筆記連結時，而發現其中矛盾、不一致、重複之處，就能透過修正來強化我們的理解，形成一個持續的自我檢驗與完善的循環。
如何解決工作上的痛點
工作交接往往伴隨著知識的流失。到頭來這些重要的工作概念、邏輯，也許埋在每個人的資料夾或是腦海裡。隨著人員變動，重要核心概念、工作記錄也隨之散落，使得新接手的人必須重新摸索，耗費大量時間和精力。
痛點 v.s. 解方
- 痛點：工作相關的文件各自整理，自成系統。
→解方：建立共用知識體系，統一整理。 - 痛點：不同人對工作內容的理解差異大，且個人化的記錄方式可能不易被他人理解。
→解方：用簡易的話語整理，以「讓他人也可以看的懂」方式記錄。 - 痛點：工作交接往往耗費大量時間，影響工作效率。
→解方：鼓勵團隊成員分享專業知識，促進跨部門合作，建立共享的知識庫。
透過「由上往下」發展出主題、問題，看看擁有什麼，缺哪些，以及可以衍生的議題。卡片盒是一個想法的產生器，會跟隨著我們的筆記整理一步一步發展出來，而不斷的累積加總，接下來轉換成相互連結的關鍵多數，便生成一個完整的知識管理生態。
「如果你無法清楚的說出來，你就無法真正理解。」-John Searle
卡片盒筆記在工作運用實踐心得
看似複雜的工作流程其實很簡單：就是引導思考。
而我們使用的工具也非常容易取得，就是大家隨手可得的檔案總管、Excel、Xmind(心智圖)。
- 透過檔案總管建立筆記分類的資料夾，針對命名，排序進行設計。
- 以Excel、心智圖工作整理每一筆的筆記，將靈感、文獻筆記整理成「永久筆記」。
- 隨著任務集結而成「專案筆記」，結案後再彚整歸檔至分類資料夾。
從構想中邊做邊學，重要的是，這個方法跟步驟真的很簡單，你我都做得到。過程中也和主管討論，並請教合作部門同仁，讓我們對於各項的系統流程、運作的重點有更深入的了解。
在實際運作了兩年期間，明顯感受到我與工作團隊的溝通更加順暢且有效率，彼此交換想法與意見時更容易接軌，面對問題時，我們能迅速回顧過往工作歷程並找出解決方向，並以此為基石往下拓展不同的專案執行減少摸索期，也讓團隊成員間更具信任並認同彼此是強大的支持後盾。
結論
《卡片盒筆記》提供一個外部鷹架來引導思考，幫助我們完成大腦不太擅長的工作－儲存訊息，釋放出大腦運轉空間，進行統整和連結，提升我們在後續工作中自我調控力量。痛定思痛一次把知識管理系統架構好，未來更能掌控整個工作計劃，讓我們擁有更長久的專注，也許還會從中找到更多的樂趣。《卡片盒筆記》這本好書推薦給大家，給予我們一個全新的視角重新反思，讓工作經驗的累積，能夠留下足跡，並且為未來的工作留下「知識資產」，做好準備，讓面對之後的工作挑戰運行更順利。