你曾經盤點過你手上有哪些工作嗎？
一定有，大多是在寫年度績效評比或升等的時候。要列出一年當中做了哪些事？有哪些事值得提出來證明一年中有達到設定的工作績效。
或是人員離職、轉單位異動、工作輪調的時候，列出有哪些工作需要交接，避免有斷點無法銜接的情況。
除了上述幾種「不得不」的情況，平常會拿出來檢視的時機應該是零。建議定期每半年，也應該盤點一遍。
盤點的目的
- 不是看做了哪些事，而是要看哪些事可以不做。
- 判斷不做的事：已不合時宜，或可整併的事項。
- 確認自己的時間，都花在哪些事情上，與你預期的目標是否相符。
- 了解每位同仁職能，做最適工作指派。
- 每項工作都有指定代理人，因應請假、留職停薪等情況。
移除可不做的事項
對於員工：
某個時期加增的任務工作，但是已不再是關注焦點，逐漸不重要的事項，可以主動與主管討論，切記準備好原因與判斷，以利雙方討論。
對於主管：
定期盤點同仁工作，找出不需花費人力、物力的地方，把資源集中在重點工作，如果連你都遺忘的事，那肯定不重要，就該捨棄。
整併同質性高的工作
對於員工：
每項工作是否都是一個獨立項目，有沒有可以整併一起做，一舉多得的工作，例如：同一份營收的資料可以做解析，亦可提供外單位使用，那何不一起做完，一次完成兩件事。
對於主管：
進行課內資源的分配，若某任務與 A 同仁的工作內容較為相關，但是卻在B同仁手上，則可進行重新分配，把工作調整到更合適更可發揮綜效的人身上。
確認工作與目標的對齊程度
對於員工：
對自己年度目標、想學習項目，與大部分花費的工作內容是否相符，若時間都投入在無太大關連的工作上，則要調整工作的比重，避免每年到績效評比時，卻又感嘆時間都花在不對的項目上，無法完成。
對於主管：
對於每位同仁的職能需要有明確定位，若每年有與同仁設定工作目標與期許完成任務項目，檢視同仁工作的內容與時間分配，若與目標偏離亦需要適時提醒建議。
了解團隊職能，最佳化分工
對於員工：
了解每位同仁職能，當接到新工作時，可以知道前手做過的同仁有誰，或是有相關工作疑問時，可以找到相關的人可以請教。
對於主管：
有工作需指派時，找到最適合的人員，避免工作重疊職責不明。注意分配是否合適，是否有人工作負擔過重需進行重分配。評估工作輪調可行性，讓團隊可互相協助支援，而不是各自為政、單獨作戰。
指定代理人，確保持續運作
對於員工：
需與代理人有充分工作交流，每個人都有需休假的情況，因此讓對方都能知曉工作的情況，減少代理時期的壓力與不安。
對於主管：
調配工作關連性高同仁互為代理，讓團隊同仁養成互相交流的默契，讓每個人不只是專注於自己的工作，隨時多方關注與互助。
結論
工作盤點，只是日常工作中的一個小環節，但不要小看這個環節的重要性與影響力。
這是一份團隊工作指引地圖，讓每個人了解自己的職責劃分，與團隊成員之間的關連性。
工作調配，這並不只掌握在主管手裡，每個人也應該知道自己的工作在團隊中的歸屬，並且適時的提出討論，並非只是被動的接受每一個工作，成為自己工作的主導者。
「當你能掌握手上的工作，才有能力主導職涯的方向。」
