接到任務，不知從何下手，弄不清楚該做什麼，來來回回，該怎麼辦？在我剛入職的一兩年，也常常因此碰壁，覺得主管怎麼不一開始就「講清楚」，害我浪費一堆時間。
把事情做好的定義？
常常我們把交辦的事情做完了，例如每個月產生一份獲利解析報告，用一樣的手法完成了報告，檢查了錯誤，也如期的產出。事情「做完」了，等於「做好」了嗎？
我們都希望在職涯上能早一點學會這些概念，不但可以使我們更了解工作的各種情況，也讓我們在專業領域上展現果斷的決策。雖然不能再回到過去，教導當初那個很「菜」的自己少走一點冤枉路，但希望能幫助到有也有相同困擾的人。
延伸問題找對方向
假設今天我們要出發到東京旅行，然後直接出門了…
等等，我們一定會先問自己幾個問題吧？何時去、怎麼去和回、預算有多少、有沒有備案…？ 我們一定會在內心盤算好，才出發吧。而在工作上，同理可證，應該先「想好」再行動吧？
舉一個最近在工作上遇到的實例，請同仁去協商外部單位，每月提供分析的資料是否可以縮減欄位？ 同仁非常認真使命必達，很快的與對方電話溝通，但只帶回來了答案「一個欄位都不能少。」
然而外部單位也講述了不能少的原因，因為提供資料已經上傳了系統，欄位都固定了；這樣以後檢查資料維度不好查找。 但這些都不是「一個欄位都不能少。」的合理理由。
無法達成初始目標，這源自於兩個問題：
- 沒真正了解目的是什麼？
- 沒有經過全面思考就行動，如何說服對方，找到雙贏的平衡點？
決解問題要有「廣度」和「深度」
「廣度」：站在高處，從老闆的角度看事情，背後到底要解什麼問題
「深度」：要有扎實的基本功，強化本質學能，不懂的就要問
我請同仁重來一次，我們再來看看結果是否有所不同。
問題：請教外單位資料欄位是否可以縮減？
一、目的：提高雙方合作效率，減少工時，可以怎麼做？正反面思量，我可以為雙方帶來什麼好處？
二、全面思考：反射動作，延伸至少5個問題
(1). 各欄位資料是否已不適用，即使提供也不是正確資料
(2). 必要檢核使用資料為何？是否可以減少資料量過大困擾
(3). 承上題，若資料減少，是否可以減少雙方核對資料時程?
(4). 資料提供時程，雙方來回是否改善空間
(5). 最終產出資料核對必要項次為何？可否以目的為導向簡化做法，又能達雙方目的。
讓雙方能真正了解問題真實的目的，且這麼做能創造雙贏的平衡點，出擊的勝率才會相對高吧！當然，有些問題可能無法創造雙贏，經過深思熟慮再行動，能說服對方的機率也會來得較高。
工具應用幫助思維管理
我們可以使用思維導圖工具，如XMind、MindMeister、Heptabase，用視覺化架構組織我們的思路。此外，若需任務管理Notion也能幫助我們更好地管理和追蹤任務，透過模板設計適合自身作業習慣的好用工具。
結論
「往下延伸問題，強迫運轉腦袋。」再來思考你可以直接回答的有哪些？需尋求幫助的問題有哪些？大問題拆解成小問題，但小問題是不是又更容易可解答了呢？ 當我們感嘆為什麼有的人總是反應特別快呢？主管提問，能夠立刻反應回答的人都不是我。簡單的方法，問自己至少5個問題，5只是一個任意數字，讓你的頭腦動起來，透過延伸問答，找對方向，提高解決問題的勝率。