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「同樣一天 8 小時上班，為什麼總是忙不完瑣碎的事情？」
「為什麼每年績效評估時，總提不出『出色』的案子？經過了一年，時間都花在哪裡了？」
一天的開始，時間就分秒不停地前進，你是選擇「自動導航」讓任務推著走，還是選擇「有意識的配置」有限的時間呢？
「時間管理四象限」過濾重要任務
先界定手邊工作的重要性與緊急程度，依四象限劃分，將任務分級：
- 重要且緊急：
別人推著你做的事，由別人主導、限時完成的任務。
對策：事前規劃，預防問題發生，減少重要工作從不緊急轉為緊急的狀況。 - 重要不緊急：
擁有絕對主導權，需專心鑽研的事。
對策：排定優先處理，設定不被打擾的時間進行。 - 不重要卻緊急：
瑣碎或臨時交辦事項，與績效關聯性不高。
對策：婉拒或授權合適人選處理。 - 不重要不緊急：
與績效無關甚至可忽略的事項，如手機訊息、無謂閒聊。
對策：不做或將時間控制在有限範圍內完成，把精力留給前三個象限。
這個方法也許我們過去都聽過，但你是否有實際執行過呢？有時候一天的工作開始後，各種任務紛至沓來，當意識過來，想起今天最重要的事是什麼時候，已經過了半天了。
今年初，我與部門同仁一起盤點了「時間管理四象限」。三個月後回頭檢視彼此的成果，實際上，結果令人頗為失望，『重要不緊急』的事項，達成率出乎意料的低。 原來，「重要不緊急」的事項因為沒有時間表，確實不太需要急著做，導致幾乎沒有進度或剛開始而已。
於是我們重新思索「時間都花在哪裡了？」大部分的時間仍花費在「重要且緊急」的事項上，但其實在不重要的事情上，也浪費了不少時間。
時間有限，選擇怎麼分配，才能真正掌握自己的未來。
排定「深度工作」確保任務達陣
在閱讀《深度工作力》這本書時，終於找到了解方。我們的注意力越來越碎片化，該如何減少被迫關注那些一點也不重要的事情？ 預留「深度工作」的時間，就是讓你「出類拔萃」的秘訣。
將行事曆區塊視覺化
利用行事曆(不論APP、網頁、紙本都可以)，將時間視覺區塊化，並以日、週、月的方式預定時間，將「重要不緊急」與「重要且緊急」的事項排入。且盡量安排在一天精神最好的時段進行。將時間區塊視覺化的好處，是幫助我們記錄並觀察時間主要花在哪裡，是否符合預期。
排除外力進入「深度工作」的狀態
除了將時間預留之外，也需排除外力，讓自己進入「深度工作」的狀態。所謂的「排除外力」，包括營造一個不受打擾的環境，讓身心狀態進入專注時刻。
進入「深度工作」的環境與儀式可由自己營造，在不同的環境下需有相應的變通之道。若能移動到不受打擾的環境，則優先選擇；若無法移動（如辦公室環境吵雜），可戴上抗噪耳機，關掉所有通訊軟體，喝杯咖啡，以儀式感引導自己進入深度工作狀態。
善用番茄鐘維持專心
若不小心又陷入分心的情況，就需適時地將注意力拉回。「番茄鐘」也是一個不錯的工具，可在有限的時間內要求自己專注，分心的事則留待之後處理。
不重要工作批次集中完成
「深度工作」就像一顆電池，電力有限，終究會耗盡。每個人的情況不同，一週能專注三至四小時已屬不易。 無法避免的「不重要卻緊急」與「不重要不緊急」的工作，除了努力減少外，應集中在空檔時間完成。
確保深度工作的時間，你將更有機會產出卓越成果。
結論
分心不是過錯，我們不是正在分心，就是在準備分心的路上。
理想與現實的差距如此之大，我們常誤以為只要學會時間管理技巧，就能很好地管理時間，並迅速成為高效的時間管理者。然而，時間不可控、事件不可控，人更是難以掌控。在許多無法控制的情況下，嘗試找到最合適的方法來管理時間，就是我們正在練習的事情。
時間管理一直是大家持續關注和討論的議題。有許多理論和方法，我們都耳熟能詳。但在眾多方法中，你是否找到適合自己的方式，並持續練習，讓其變成習慣呢？
如果有，也希望你能分享時間管理的法寶，讓我們互相交流討論！
想更了解深度工作，請參考另一篇：《深度工作力》：每天專注 1 小時也能翻轉成就
