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在工作上遇到的真人真事，有一個外單位的工作團隊，兩年前提過的資料取用需求，當時有請IT開發，協助提供系統資料給他們了，但因為對於取用的資料不夠熟悉，一模一樣的原班人馬，又來要相同的資料，希望可以藉由我們的「專業」盡快請IT部門開發資料，避免造成他們系統開發進度延遲。
這是一個「資訊重複需求」和「知識未內化」的問題。
進一步思考著，若是我的團隊，遇到這樣的情況，是否有改善的空間。
從可能欠缺的關鍵能力來思考
- 資料素養不足
- 對資料的結構、內容、限制不夠熟悉。
- 拿到資料後，無法轉換理解，只為了用而用。
- 知識管理與累積能力不足
- 沒有記錄下前一次獲得的資料與使用方式。
- 沒有將經驗傳遞，導致同樣的問題一直重複出現。
- 跨部門溝通與背景理解不足
- 沒有足夠專業與提供資料的人確認如何使用、注意哪些限制。
- 只單純「要資料」，但沒有理解「怎麼用資料」。
- 認為提供資料方要對資料負責，而非自己需要同等負相應責任。
雖然每個部門都有其專業，跨部門間的合作難免會有資訊不對稱的情況，但在合作當中，提供資料方雖然對於資料的理解程度遠大於我們，但是仍要做好「準備」與對方確立好資料能為我們所用。
如何改善知識累積的困境
建立知識管理機制
- 可以每次的資料需求、取得的資料集、使用方式，紀錄在共用平台，避免重複詢問。
- 製作 FAQ 或資料字典，讓常用資料的來源、定義、欄位解釋都能被查詢。
提升資料素養
- 需有研究精神，對於使用資料正確性，要能交叉比對，從中更了解資料該如何應用。
- 讓團隊成員理解資料欄位與意義，才能自己把資料與情境結合。
需求提出標準化
- 導入「資料需求表單」：包含需求背景、使用目的、希望解決的問題，而不是單純「我要這份資料」。
- 這樣雙方也能確保同樣的需求不會重複，浪費彼此寶貴時間。
總結
當「缺資料」需與各部門進行溝通協調時，別忘了「資料素養」、「知識管理」也同等不可少，減少雙方溝通的誤差，事先的功課準備，有助於事後雙方的合作，才能讓資料真正變成決策的資產，而不是重複浪費。
