每到年底，許多人進入職涯轉換期，離職與交接幾乎成為辦公室日常，如何在短時間內完成一場順利的交接，是每位上班族的必修課。

當只有一個月的時間，要交接他人手上好幾年的工作經驗，該怎麼快速上手，並承接多年的 know-how？

第一步、先減緩焦慮的情緒

雖然這樣說像是有點置身事外的風涼話，被交接到全新未接觸的工作，誰不會焦慮？

尤其當只有一個月交接期、下個月就要獨當一面時——誰！不！會！焦！慮！

第一步能做的就是先減緩焦慮的情緒。冥想、運動、散步、切換視角、尖叫吶喊……冷靜後再回到專注事情本身。

切換視角是指用不同的角度看交接這件事，從兩三個月後、一年後的視角，來看現況的困難問題，時間拉長遠來看，是否眼前的困難與問題就沒這麼難解了?

第二步、明定好交接清單，談判分責

列出自身的工作項目，分成三類：關鍵業務、短期任務、可延後或暫緩的工作，與主管談判什麼需做、什麼可不做。

接任新的工作也不是全盤都接，也需分類清楚，針對關鍵業務優先交接上手。把交接清單與現有工作盤點清楚，再開始進行交接。

另注意的是，現有工作與新工作會不會有時間上的重疊。若同時間需高強度處理重要任務，就需討論是否可調整時段，或重新分配他人處理。

第三步、按表操課，逐項核對

依清單排定交接時程，制定交接課表，將時間、地點寄送主管，確保日後能如實完成交接。

這不論對交接者或被交接者都很重要，畫押好時程、項目、內容，都是雙方的保障，避免後續出現未明定項目而產生羅生門。

至少每週回報進度。在時間緊迫時，進度一定要盯緊。

第四步、交接注意事項——文件整理很重要

交接文件、SOP、過往歷史資料，應統一放置在公用空間，並要求交接者將文件整理完整、分門別類擺放好。

就算看不懂，也要找得到。

可參考卡片盒筆記法，將所有文件拆解整理，避免資訊埋藏在文件內容深處而被遺忘。
若對卡片盒筆記有更多想了解可參考：《卡片盒筆記》：善用外部鷹架打造高效產出思考腦

被交接者可能當下無法立即吸收，但至少未來有相關文件可參閱，比起重頭來過、土法煉鋼好得多。

若是系統需求文件，應盡可能保留開發時期的相關檔案，不要只交接近期案子。當然，平時就應該做好文件整理，而不是在交接時才臨時抱佛腳。若之前都沒整理，那交接期就是最好的契機——現在不做，以後也可能不會再做了，請三思。

第五步、有聽沒有懂，此時不問，之後更難問

第一次聽不懂，就問第二次、第三次。這不是學校上課可以「聽不懂就還給老師」，這關乎你下個月的上班人生是悲慘還是順利！現在聽不懂，要想辦法弄懂。

日後這工作到底要怎麼做、要不要做、能否改善，取決於你理解的程度。若現在弄不懂，只能照 SOP 做，一兩個月後理解後再調整也可以。

觀念若沒弄清楚，沒有流程架構的中心思想，日後摸索期會拉得更長，即使有心也無力改善工作。交接期往往只關注「基本作業」，而忽略了更重要的 know-how。這是長遠之計，只是多數人只顧得到眼前，導致前輩離職後造成嚴重的「資訊斷層」。

若關係不錯，可請交接者提供一至兩個月的「售後服務」，在實際操作遇到問題時，再電話諮詢請教。若無法諮詢，那就只能靠自己體悟了。

第六步、交接結案，雙方畫押

交接是否完成，需雙方同意畫押，而不是一方認定即可。

雖然時間到人必須離開，但仍應雙方點交文件、項目，逐一核對，確認該交接的都有交接，才能好聚好散。

也許日後某天還會再相見也說不定。

心態調整

交接的人

交接期就像畢業前的最後一場考試，當成是自己手上最後一個專案，與被交接者好好完成工作交代。

這不僅是對工作的負責，也檢驗你在這份工作中學到的能力，把養分帶到下一份工作中。

被交接的人

雖然被迫接手新任務，但這也是檢視舊有工作的最佳時機。果斷與主管談判——什麼要做？什麼不做？為什麼要做？

新工作進來後，重新檢視自己的重點項目。新舊工作交會處，往往是成長的契機，整合後，看事情的視野也會更不同。

主管

若平時在工作輪調上無太多著力點，當人力流失時，穩定軍心固然重要，但此時進行人員工作重分配也是好時機。

應立即盤點資源，做最適度的調配，切勿為了維持表面和諧而忽視組織問題。

若只求短期「有人可做」，卻未讓工作合理分配，最終只會讓人力持續流失、傷害擴大。

交接，不只是交出工作，更是承接成長。

每一次交接，都是一次整理自己、重新定義職涯的契機。