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《最強的一頁報告》這本書帶領我們如何在報告中正中靶心、一擊致勝。好的簡報技巧，讓我們在報告一開場的前三分鐘，就把話說清楚、講明白，把關鍵訊息精準地傳達給對方。
常常我們在報告時，一頭栽進我們精心準備，想告訴對方所有的事情。但是對方一臉困惑無法立刻進入狀況，或是不斷的質疑我們報告的項目。當我們一臉挫敗的走出會議室，內心檢討著為什麼對方沒辦法耐心的聽我們的報告？究竟問題出在哪裡呢？
韓國俗話說：「這世上最困難的兩件事情，一個是將別人的錢放進我的口袋裡；另一個則是將我的想法放進別人的腦袋裡。」
「只要做出好報告,對方自然就願意聽。」這句話說得容易，但究竟該怎麼做？好報告的定義是什麼? 有否基礎架構可以參考，讓我們一開始有好的第一步。
做出好報告的三個關鍵
- 容易理解的架構
- 用目次回答對方的提問
- 根據對方重視的方向來撰寫
從以上三個關鍵，都從一個角度出發，就是為「對方設身處地」，好的報告不在於「你想講什麼」而在於「對方想聽什麼」。要讓對方好好聽你說話，就得從對方最在意的事情著手。
關鍵一：容易理解的架構
何謂出色的報告書架構？書中建議，所謂「可自然理解的架構」是指依照對方想知道的順序來制定。
聽到上述的話，我們可能心中要吶喊著：「我怎麼會知道對方真正在想什麼？」當對方沒有明確的列舉一二，我們要如何得知？沒錯，這是非常難的問題。需從眾多的資訊中理出頭緒，又需「推敲」出對方到底想知道什麼。
被動的從對方的角度，從對方口中了解整體架構，是最直接的方式。但如果化被動為主動，我們先設定好「對方會想知道的基礎架構」，從以下三個項目展開：
- 問題：問題在哪裡？
- 提議：所以要怎麼做？
- 結論：簡短說明結論是什麼？
以上三個項目，都十之八九是對方會想知道內容。而從這三項目出發，也同時可過濾相對不重要的旁支末節，幫助我們找到架構中的「核心重點」。
最害怕的情況莫過於「沒問不想知」。有時我們不知道該從何下手，也不知道如何提問；而有了架構的支持，我們不再害怕提問，不必擔心問出「蠢問題」，因為問題是有依據的，能幫助我們釐清方向，找到最佳解方。最糟糕的情況是在最後關頭或最終報告時，才發現全盤不對，這是最不樂見的情況。
關鍵二：用目次回答對方的提問
當有了基礎架構後，也將相關資訊、問題釐清完畢，接著就是要將資訊重新鋪排，消化吸收後，彙整一個完整的報告。以對方想知道的順序，寫下對方在意的事項，就是報告的正確架構。難題又來了，對方不會一五一十的告知我們順序，我們又該如何安排呢？
以下有三個順序建議：
- What First 提問法總結：先說結論，再談根據，最後列出執行項目。
- 2What 法總結：先提出結論，再提出建議。
- 3W 提問法：找出各項問題，分列原因，找問題的核心，最後提出建議。
1. What First 提問法總結
起承轉合慢慢鋪陳的方式，在講求效率的會議上，並不合適。從結論再帶入層層解析，若不能一開始就抓住對方注意力，反而會事倍功半。
這個方法在主管會議資料準備時，也是很常用的方法。近幾年在會議資料準備上的要求是：
- 在大標題直接寫結論：每個人就能很快地了解主軸。
- 將依據放置在主內容中：使用圖表來呈現並加以標注，以佐證結論。
- 於大標題之下，直接列出執行方案與要求：與會人員即可知道如何運作。
下圖為示意。每個人看到會議資料可以快速聚焦，即使未參與會議的人員，亦可以理解資料所要表達的內容。
2. 2What 法總結
以結論帶出需解決的問題，再提出具體做法，讓對方一開始就能放心地理解這些方法所能達成的目的，自然更有可能耐心地聆聽，了解解決方法。有點類似作文中的「破題法」：一開頭就直截了當地揭示題旨，再分別加以說明。
以近期工作報告為例，套用 2W 法總結，研究公司內部庫存存貨周轉天數（Turnover day）在內部管理的計算方式與對外公開資訊觀測站財務報表計算方式的差異。
- 結論：首先帶出問題與目標。
- 建議：說明如何達成目標，並以顯眼方式標示原方式與新作法的差異，以及各自的優缺點。為了更貼近主管的需求，還可以進一步指出「適用情境」，讓報告更加完善。
3. 3W提問法
依據問題，列出原因及核心，確保在查找時不因資訊量增加而偏離主題。接著分列建議做法，這樣就能呈現一個簡單明瞭的報告。
以3W 提問法以下圖為例：
- 問題：列出要解決的問題，再針對問題進行發想和提問。
- 原因／核心：從問題的答案中判斷是否需要進一步解決此問題。若影響產品不大，則需衡量輕重緩急，判斷是否值得花費資源來執行。
- 建議：若確定需要執行，則探討具體的執行內容，列出具體作法，使報告一目瞭然。
上述「What First 提問法總結」、「2What 法總結」、「3W 提問法」三個方法提供了排列報告順序的參考，在不同情境下可以選擇合適的方法進行套用。也唯有在實際情境中不斷練習，才能培養出面對各項問題的「應變能力」，以專業方式解決傳遞訊息的問題，讓報告更具說服力。
關鍵三：根據對方重視的方向來撰寫
某次和另一部門同事閒聊報告中遇到的困擾，同仁提及自己的報告總被主管認為少了點什麼。我說，身為幕僚單位的我們，做報告時其實花最多時間的，並不是完成報告本身，而是在預想、推敲對方「重視」的是什麼。
同仁很訝異，為什麼要花時間在想對方重視什麼？這不是對方應該「說明清楚」的嗎？也對，也不對。大多數時候，主管在交辦事情時，認為自己已經充分表達清楚了，而在當下，或許只是概念構想。我們在執行時如果方向與交辦的初衷不同，則需「換位思考」，重新構思對主管而言，什麼才是重中之重。因此，花費最多時間的地方就是集思廣益、沙盤推演，找出主管「真正在意的事」，避免精心準備的報告最後「做白工」。
「一個人事業的成功，15%取決於專業技能，另外85%靠人際關係和處世技巧。」－戴爾·卡內基(Dale Carnegie)
「關鍵一：容易理解的架構」和「關鍵二：用目次回答對方的提問」只是帶出15%的專業基本功，而另外的85%則需要套用「關鍵三：根據對方重視的方向來撰寫」。這才是最重要且最困難的項目，也是報告能否帶來成功與信賴感的重要關鍵。
做出好報告的一個技巧：範疇化
範疇的定義：具有相同性質的分類或範圍。範疇化指的是將陳列的資訊整合在一起，使這份報告變得更易於閱讀。
- 以空間分類：A、B、C。
- 以時間分類：時間單位、過去/現在/未來、應用前/應用後。
- 以肯定/否定分類：優缺點。
- 以加權值分類：優先順位、主力/非主力、義務/選擇性事項。
簡單來說，就是分類。從眾多資訊中經過整理後，再依經驗法則做好分類，讓報告更易理解地傳達給對方。除了好報告之外，好的切入點也是成功的重要因素，「在對方分心之前，及時切入重點。」而範疇化也是一個吸引對方的技巧，減少對方分心的機率，提升報告的成功勝率。
結論
《最強的一頁報告》作者朴信榮，有韓國最強報告女王之稱，擔任作家兼企業講師，教授上班族寫作的技巧。這是一本報告的工具書，書中的例子還拿了歌曲當範例，從中找出重點、建議等，雖然是韓國的歌曲，少了點共鳴。讓怎麼做好報告的嚴肅主題，多了點樂趣與新鮮感。
報告是工作中的日常，不論是小型的口頭工作報告，或是大型的會議報告，以下是給大家的一些小叮嚀：
- 每次報告前，先預想受眾最關心的問題是什麼。
- 先講結論，再講內容。講完結論後，如有延伸的提問，再視情況針對提問進一步講解，不必完全按照原本的內容順序，也不需要全部都講完。
- 不必要的資料不要都放在主說明頁，可以放附件，有需要再補充，避免讓受眾分心問題越來越發散。
如文中一開始所提的，世界上兩大困難問題之一，「將我的想法放進別人的腦袋裡。」雖然這麼困難，但也不全然做不到。
報告沒有既定的公式可循，但日常的基本功必不可少。日常整理報告是訓練的一部分，不僅僅是文書工作的處理。從中轉換思維，分析自己整理資料的脈絡，看看是否可以再更精進，從員工、主管、經營者、外部投資人等不同角度切換，打開格局，這就像是掌握了訣竅，熟能生巧，相信你一定會越做越好，越來越得心應手。
如果還有報告上的其他困擾問題，也歡迎留言一起討論喔！
